这几天朋友的“关于演出设备租赁的‘寻价’”一条微信在朋友圈火了一把。这位朋友对于客户经营是相当有把握也用头脑经营的，会发出那条微信，肯定是不愉快了，于是我跟他聊了一下，有感而发于是有了这一篇！这一篇我们希望来讨论的是专门执行EVENT的演出商如何与客户做更好的沟通？

为什么限定是EVENT呢？

我们先说说么是EVENT。在演出行业当中，EVENT主要为了跟演唱会拉出区别，主办方可能是一个法人或政府单位，但是整体委外，透过活动的举办来达成一定活动沟通目的，这些目的可能是营销商品，或是企业形象建立，或是企业对于员工奖励（例如年会）或是小区营造活动的开始或结束。

被委托的单位具有部分执行权、建议权，但可能没有最终决定权。被委托单位可能不具有非常专业的硬件执行经验。

活动型态可能非常多元，从园游会，音乐季，拼盘演唱会，非专业表演者的汇报演出都有可能。

对比称为演唱concert或是电视台的节目录播，通常执行与决策权落在主办方手上，能沟通的有限，也通常有足够的团队与专业背景来主导这些，也有专门的SOP与制播会议来讨论问题。

而EVENT却容易遇到承办的公关顾问公司（广告公司）/甲方/硬件公司之间的三角关系，例如是硬件执行上有困扰，但公关顾问公司却允诺甲方或是甲方与公关顾问公司对于场地/时间的选择不当所造成的执行成本递增/或是效果大打折扣。

因此事前如何做好沟通或是深层的提示教育就很重要。甚至可以为双方创造更低的成本（场勘的弹性与会同大幅减少）。毕竟公关顾问公司来来去去的人不少，养成不易。做好培训可以减少考虑不周所要付出的严重后续成本。

沟通的时机优劣与成本，最好的沟通是在执行前就预知，并且进行对策回避，可以节约最多的成本，可惜这类的沟通通常需要失败来证明。因此乙方团队需要更高智慧来证明这些事情，或是摸索甲方的需求标准在哪边。一旦不是乙方进行执行，而是其他的丙丁戊己庚辛……乙方团队通常会在项目吃不到的状况底下，又“偶尔”被咨询如何执行。因此而产生的耳语就容易流于同业间的不快。

次之的沟通是边做边改 并取得妥协当中的不愉快通常是标配了。

最糟的沟通是在进场了，还要花费额外的时间、物料成本来做修改，并且要与时间赛跑，甚至怒言相向。

而沟通不良所必须付出的成本有哪些？

基本上有:执行成本，额外增加的人员管销与加班时间，客户收入减少（扣款/甲方更换公关公司等），商誉损失。

分析完现况，我们回到主题：你教育客户了吗？是的，你做了。只是这个教育通常在EVENT过程中不停地在发生，被藏在沟通片段当中非常的琐碎，就像妈妈在生活中不停的关怀与提点你，显得那么普通甚至令人觉得烦，可是如何将这些片段抽出来化为课程就是另一番样貌。

所以沟通方式的优劣可以再度改写成为：执行当下＜执行开案＜开标议价＜筹备咨询＜讲座教育、自媒体说穿了EVENT行业有行无市。执行团队公司所配置的设备等级与提摊年限不同，人员配置组成（PT或专门培养）都会造成报价落差。

其中对于EVENT行业客户来说最关键两点是：1.对于即将到来的活动缺陷的预知性，2.对于活动执行效果的深化控制能力。这是最无法用文字去体现的部分，需要仰赖大量经验与实务操作归结而得。

如果是用闲聊或是现场沟通的方式，大方向通常已经歪了，要挽回非常有限。而且对应的人数少，效率低！因此请您务必要开始组织对客户的培训！

到底要培训啥？怎么培训？如何透过培训找出盲点并做出相关处置呢？

总结过去从事EVENT的经验，下面是我自己创的两个矩阵，非常适合在活动前与对方团队进行头脑风暴，找出活动当中的细节空白。

请一定要把头脑动起来！这可能就是你当前工作里面的盲点！

其实你可以自己试着填这样的表格，你会发现当中的人事时地物+钱跟5W1H碰撞时，其实你都有某个瞬间是空白的！因为5W1H与人事时地物有一定的重复与冲突性。但是也让你再多问问自己，这个环节对吗？

而镜像的部分，其实你会发现有类似的重复区块。我们的应用建议是先看中文：人事时地物钱，再思考5W1H。例如时@who，人@when，就会激荡出不同的思考维度了。

时@who：你的思考是这个时间该有谁来，所以就会是：“发通告给谁，在哪个时间。”

人@when：则是这个人在何时应该做什么，因此就会是：“观众进场时间”“领导/嘉宾上台致词时间”“代言人新闻曝光时间控制”这样的细节。

当然，会因为每个人的思考曲线而有所不同，这也就是为何需要进行头脑风暴来集合众人智慧的原因。

而第二种矩阵更加适合细推使用。将人事时地物+钱，@食衣住行育乐，进行交叉思考，用来对活动细节做交叉检视。

在个人实际操作的经验来说，可以在流程细推之外抓出很多盲点。但是最大的优点是：可以在衣食住行育乐当中针对活动的意义进行“深化”从而更好地优化培训环节，在其中植入富有意义的活动，从而完善活动精神。

看完两个表格，可能有细心的朋友会发现，怎么老是把钱都列出来了。是的，这必须的。活动当中有许多杂项支出是容易被忽略的，只有事前更精准的预估才能确保不会超支或是赔钱执行。

填完了表格，接着硬件工程商就可以在这个基础上抓出细节， 向公关公司/甲方组织单位进行教育。

硬件商应该跟客户提醒的，对于硬件商向甲方或广告/公关公司的培训，个人认为以下的课程是必须的：如何场勘：场地大小挑高，建物材质，是否有吊点，吊点与强度，空间残响RT60，场地风向，场地气候，环境背景噪音，环境是否有适当与合理的空调……

声音：空间残响RT60对于后续活动的影响，什么会影响空间残响RT60，如何布置扩声，扩声与硬件/环境的兼容。

演艺团体如何沟通：乐器配置，演艺团体彩排时间（如果对方没有设节目总监的职位,这点很容易被忽略）。

空调：气温对于声音的影响，彩排与开场前空调提早开启的必要。

光线：环境照度对于显示器的影响，LED显示器亮度与舞台视觉间的平衡，什么是色温，剧场如何利用光线带来视觉体验。

电力：现场电力是多少？安全容量多少？有无发电车停放位置？电力线缆进场位置与动线。

场地高度：视觉压迫，观看便利性，正方形的声音驻波。

画面与图像：输出物dpi，图像色温，镜头语汇，镜头形变，取景角度与场地设计，基于图像二次传播的场地设计。

流程检讨：如何利用云端或自媒体进行在线甄选或预审节目，云端缴交节目带，流程与节目带超链接应用，视觉LIGHT+VIDEO的配合与控制，听觉强弱渐进的必要性，预备与应急方案经验分享。

絮絮叨叨地写了一堆，坦白说并不好写！因为活动牵扯的构面太多了，知识面广而破碎却又互连。希望有行业先进人士能一起来开发这样的课程，让EVENT更臻于成功。

最后跟EVENT从业人员分享个人心得:不要畏惧写教案。写教案是一种归纳整理，可以深刻检视与反省自己，并做出适当的结论！

文/台湾日升电子股份有限公司 产品战略发展经理 黄英哲