这几天朋友的“关于演出设备租赁的‘寻价’”一条微信在朋友圈火了一把。这位朋友对于客户经营是相当有把握也用头脑经营的,会发出那条微信,肯定是不愉快了,于是我跟他聊了一下,有感而发于是有了这一篇!这一篇我们希望来讨论的是专门执行EVENT的演出商如何与客户做更好的沟通?
为什么限定是EVENT呢?
我们先说说么是EVENT。在演出行业当中,EVENT主要为了跟演唱会拉出区别,主办方可能是一个法人或政府单位,但是整体委外,透过活动的举办来达成一定活动沟通目的,这些目的可能是营销商品,或是企业形象建立,或是企业对于员工奖励(例如年会)或是小区营造活动的开始或结束。
被委托的单位具有部分执行权、建议权,但可能没有最终决定权。被委托单位可能不具有非常专业的硬件执行经验。
活动型态可能非常多元,从园游会,音乐季,拼盘演唱会,非专业表演者的汇报演出都有可能。
对比称为演唱concert或是电视台的节目录播,通常执行与决策权落在主办方手上,能沟通的有限,也通常有足够的团队与专业背景来主导这些,也有专门的SOP与制播会议来讨论问题。
而EVENT却容易遇到承办的公关顾问公司(广告公司)/甲方/硬件公司之间的三角关系,例如是硬件执行上有困扰,但公关顾问公司却允诺甲方或是甲方与公关顾问公司对于场地/时间的选择不当所造成的执行成本递增/或是效果大打折扣。
因此事前如何做好沟通或是深层的提示教育就很重要。甚至可以为双方创造更低的成本(场勘的弹性与会同大幅减少)。毕竟公关顾问公司来来去去的人不少,养成不易。做好培训可以减少考虑不周所要付出的严重后续成本。
沟通的时机优劣与成本,最好的沟通是在执行前就预知,并且进行对策回避,可以节约最多的成本,可惜这类的沟通通常需要失败来证明。因此乙方团队需要更高智慧来证明这些事情,或是摸索甲方的需求标准在哪边。一旦不是乙方进行执行,而是其他的丙丁戊己庚辛……乙方团队通常会在项目吃不到的状况底下,又“偶尔”被咨询如何执行。因此而产生的耳语就容易流于同业间的不快。
次之的沟通是边做边改 并取得妥协当中的不愉快通常是标配了。
最糟的沟通是在进场了,还要花费额外的时间、物料成本来做修改,并且要与时间赛跑,甚至怒言相向。
而沟通不良所必须付出的成本有哪些?

基本上有:执行成本,额外增加的人员管销与加班时间,客户收入减少(扣款/甲方更换公关公司等),商誉损失。
分析完现况,我们回到主题:你教育客户了吗?是的,你做了。只是这个教育通常在EVENT过程中不停地在发生,被藏在沟通片段当中非常的琐碎,就像妈妈在生活中不停的关怀与提点你,显得那么普通甚至令人觉得烦,可是如何将这些片段抽出来化为课程就是另一番样貌。
所以沟通方式的优劣可以再度改写成为:执行当下<执行开案<开标议价<筹备咨询<讲座教育、自媒体说穿了EVENT行业有行无市。执行团队公司所配置的设备等级与提摊年限不同,人员配置组成(PT或专门培养)都会造成报价落差。
其中对于EVENT行业客户来说最关键两点是:1.对于即将到来的活动缺陷的预知性,2.对于活动执行效果的深化控制能力。这是最无法用文字去体现的部分,需要仰赖大量经验与实务操作归结而得。
如果是用闲聊或是现场沟通的方式,大方向通常已经歪了,要挽回非常有限。而且对应的人数少,效率低!因此请您务必要开始组织对客户的培训!
到底要培训啥?怎么培训?如何透过培训找出盲点并做出相关处置呢?
总结过去从事EVENT的经验,下面是我自己创的两个矩阵,非常适合在活动前与对方团队进行头脑风暴,找出活动当中的细节空白。
请一定要把头脑动起来!这可能就是你当前工作里面的盲点!
其实你可以自己试着填这样的表格,你会发现当中的人事时地物+钱跟5W1H碰撞时,其实你都有某个瞬间是空白的!因为5W1H与人事时地物有一定的重复与冲突性。但是也让你再多问问自己,这个环节对吗?
而镜像的部分,其实你会发现有类似的重复区块。我们的应用建议是先看中文:人事时地物钱,再思考5W1H。例如时@who,人@when,就会激荡出不同的思考维度了。
时@who:你的思考是这个时间该有谁来,所以就会是:“发通告给谁,在哪个时间。”
人@when:则是这个人在何时应该做什么,因此就会是:“观众进场时间”“领导/嘉宾上台致词时间”“代言人新闻曝光时间控制”这样的细节。
当然,会因为每个人的思考曲线而有所不同,这也就是为何需要进行头脑风暴来集合众人智慧的原因。
而第二种矩阵更加适合细推使用。将人事时地物+钱,@食衣住行育乐,进行交叉思考,用来对活动细节做交叉检视。
在个人实际操作的经验来说,可以在流程细推之外抓出很多盲点。但是最大的优点是:可以在衣食住行育乐当中针对活动的意义进行“深化”从而更好地优化培训环节,在其中植入富有意义的活动,从而完善活动精神。

看完两个表格,可能有细心的朋友会发现,怎么老是把钱都列出来了。是的,这必须的。活动当中有许多杂项支出是容易被忽略的,只有事前更精准的预估才能确保不会超支或是赔钱执行。
填完了表格,接着硬件工程商就可以在这个基础上抓出细节, 向公关公司/甲方组织单位进行教育。
硬件商应该跟客户提醒的,对于硬件商向甲方或广告/公关公司的培训,个人认为以下的课程是必须的:如何场勘:场地大小挑高,建物材质,是否有吊点,吊点与强度,空间残响RT60,场地风向,场地气候,环境背景噪音,环境是否有适当与合理的空调……
声音:空间残响RT60对于后续活动的影响,什么会影响空间残响RT60,如何布置扩声,扩声与硬件/环境的兼容。
演艺团体如何沟通:乐器配置,演艺团体彩排时间(如果对方没有设节目总监的职位,这点很容易被忽略)。
空调:气温对于声音的影响,彩排与开场前空调提早开启的必要。
光线:环境照度对于显示器的影响,LED显示器亮度与舞台视觉间的平衡,什么是色温,剧场如何利用光线带来视觉体验。
电力:现场电力是多少?安全容量多少?有无发电车停放位置?电力线缆进场位置与动线。
场地高度:视觉压迫,观看便利性,正方形的声音驻波。
画面与图像:输出物dpi,图像色温,镜头语汇,镜头形变,取景角度与场地设计,基于图像二次传播的场地设计。
流程检讨:如何利用云端或自媒体进行在线甄选或预审节目,云端缴交节目带,流程与节目带超链接应用,视觉LIGHT+VIDEO的配合与控制,听觉强弱渐进的必要性,预备与应急方案经验分享。
絮絮叨叨地写了一堆,坦白说并不好写!因为活动牵扯的构面太多了,知识面广而破碎却又互连。希望有行业先进人士能一起来开发这样的课程,让EVENT更臻于成功。
最后跟EVENT从业人员分享个人心得:不要畏惧写教案。写教案是一种归纳整理,可以深刻检视与反省自己,并做出适当的结论!
文/台湾日升电子股份有限公司 产品战略发展经理 黄英哲